להרכיב אירוע מיוחד זו משימה לא קלה, אם זה אירוע חתונה, אירוע עסקי, אירוע בר מצווה ועוד, התוכנית מורכבת מגורמים רבים ואינספור אפשרויות בחירה. אם אתם עושים יום הולדת קרקס, ומזמינים אמנים כמו קוסם ליום הולדת ולהטוטן, כדי לקחת בחשבון כמה שיותר דברים לפני שיוצאים לדרך.
לפניכם מספר שלבים שיעזרו לכם לבנות אירוע מושלם לצרכים שלכם:
העניקו תשומת לב לפרטים הקטנים עד לפרטים הגדולים: כל פרט קטן ככגדול משפיע על אופי והצלחת האירוע. למשל, בחירת אולם גדול מדי למספר לא נכון של אורחים יכול להשפיע על כל אופי החגיגה – האולם יראה ריק. לעומת זאת, בחירת צלם מעולה של מגנטים לאירועים יכול להפוך את המתנה לאורחים למזכרת שהם יהיו גאים לתלות בבית. תנו לעצמכם מספיק זמן לתכנן את היום כדי שתוכלו לבצע השוואות מחירים, ולמצוא את בעלי המקצוע הטובים ביותר לצד המוצרים הטובים ביותר.
התאימו את האירוע לקהל שלכם: אם אתם מתכננים חתונה בה רוב החבר’ה צעירים – חפשו מקום בו אתם יכולים לרקוד עד אור הבוקר בלי שיפסיקו לכם את המוזיקה, למשל מקום מרוחק מסביבה אורבנית שם יש חוקים יותר ברורים על רעש בשעות מסוימות. אם אתם מתכננים אירוע חברה בו האוכלוסיה מבוגרת, אולי כדאי לוותר על רחבת הריקודים אך אל תוותרו על צלם מגנטים לאירועים, מזכרת שהקהל הבוגר ישמח לקחת הביתה.
חשבו על מזכרת מקורית לפי סוג האירוע: למה שלא תעניקו לאורחים שלכם מתנה והכרת תודה על המאמץ שלהם לשמח ולברך אתכם באירוע? ישנן אינספור אופציות לבחירה – למשל, מחזיק מפתחות מיוחד הוא מזכרת פופולרית ושימושית מהאירוע. אם חתן בר המצווה הוא אוהד שרוף של קבוצת כדורגל מסוימת, מחזיק מפתחות ממותג עם התאריך יכול להיות אחלה מתנה, אם מדובר באירוע חברה – חולצות של האירוע או מגנטים לאירועים עם לוגו של החברה הוא פתרון נפלא.
אל תתפזרו: ישנן חברות הפקה מובילות שיכולות להעניק לכם את כל השירותים במקום אחד – ציוד הגברה וסאונד, שירותי תקליטן, פירוטכניקה, תאורה לאירוע ועוד. נסו למצוא ספק שמעניק לכם מספר שירותים במקום אחד – כך תוכלו גם להשיג מחירים יותר נוחים לכל שירות וגם לבטוח באדם אחד ולא להתרוצץ בין מספר ספקים. נסו למצמם את המגע עם עשרות ספקים ולהתרכז בעבודה עם חברת הפקות איכותית או ספק שמרכז מספר שירותים במקום אחד.
בחרו חברה מקצועית עם קבלות: לא משנה איזה שירות אתם בוחרים – אם זה קייטרינג טבעוני או מגנטים לאירועים, וודאו שלספק או חברה שבחרתם יש קבלות מאחוריהם. בקשו לראות המלצות, פורטפוליו מאירועים קודמים, טעימות במקרה של קייטרינג או תמונות קודמות אם זה מגנטים לאירועים. שאלו את כל השאלות ובקשו הצעות מחיר במקום, הצעות מפורטות עפ תקציב ברור. אתם צריכים להרגיש נוח שהמקצוען שבחרתם בכל תחום הוא האדם שיוביל אתכם למטרה, אירוע מושלם ללא הפתעות לא רצויות בדרך.
